Bueno, así que ya tienes Marketing Cloud implantado y funcionando, ¡genial! Ya has aprendido a crear tus propias Data Extensions, sabes cómo crear un email en Content Builder y por supuesto enviarlo. Para eso estamos aquí, ¿no? ¡Estupendo!

Pues bien, en el 90% de los casos usarás Sendable Data Extensions o Data Extensions Enviables, que son aquellas Data Extensions a las que hemos configurado una “Send Relationship” y le hemos dicho al sistema que tal campo se relaciona con los Subscribers en Subscriber Key. Siento el spanglish pero es que estoy segura de que los que estáis en esto, la gran mayoría lo utilizáis y os referís a estos conceptos en inglés.

Pues bien, ¿dónde estábamos? Ah sí, tenemos ya nuestra Sendable Data Extension lista y vamos a hacer un envío. En el momento en que le damos al botón de Enviar o Send, el sistema hace lo siguiente:

    1. Mira el campo que has utilizado para crear la Send Relationship y lo mapea al Subscriber Key en All Subscribers.
      1. Si existe → chequea si el status del suscriptor es Activo o Unsubscribe. Si está Activo, envía al email que está en All Subscribers.
      2. Si no existe → “sube” a All Subscribers el email y el Subscriber Key, y envía.

Esto es un comportamiento estándar de Marketing Cloud y no se puede cambiar. Pues bien, hay un pequeño detalle en lo que acabo de contar que suele pasar desapercibido… Os lo voy a explicar con un ejemplo:

En una Data Extension que he llamado CLIENTES DE tengo estos registros:

All Subscribers 1

He creado una Send Relationship que relaciona Núm Cliente con Subscriber Key, así que esta Data Extension es Sendable, y al darlse a SEND, estos tres registros, que son nuevos, suben a All Subscribers.
Hasta ahí, todo perfecto.

Así es la información que yo tengo ahora en All Subscribers:

All Subscribers 2

Si os dais cuenta, Nombre y Apellido eran campos en la Data Extension, pero si no hago nada, esa información no sube a All Subscribers, aunque yo haya creado esos Profile Attributes.

Al día siguiente mi proceso diario que actualiza la DE de CLIENTES actualiza los datos de María, que resulta que se ha cambiado de email. Ahora mi Data Extension tiene estos registros, y veréis que el email de María ha cambiado:

All Subscribers 3

A los pocos días decido volver a enviar un email a esta Data Extension de CLIENTES. El sistema mapea el Núm Cliente con el Susbscriber Key y como el 123 ya existe, envía al email que está en All Subscribers. ¿Os habéis dado cuenta ahora? Envía al email que tengo en All Subscribers asociado a ese Subscriber Key, no al que está en la Data Extension!

Así que puedo tener un proceso en marcha que actualiza diariamente mis Data Extensions, pero si no soy consciente de esto, puedo estar enviando emails a direcciones de correo que ya no son correctos.

¿Cómo se soluciona?

Pues si ya tienes un proceso que actualiza tus Data Extensions, dale una vuelta y haz que actualice también el email de All Subscribers, y si tienes Profile Atributes creados, haz que esa información suba también. Por cierto, que si usas Data Extensions no necesitas tener los atributos creados, pero ese es otro tema…

Si tu Data Extension está actualizada cada 15 minutos mediante el Marketing Cloud Connect, tendrás que crear un proceso que extrae la información de esa Data Extensions y la importa a All Subscribers…. ¿Cómo exactamente? Bueno, eso da para otro post, pero seguro que con las pistas que os he dado ya podéis ver cómo hacerlo.

Hay algunas excepciones a este funcionamiento, pero eso es otra historia… que llegará.

Links a documentación:

Email Best Practices y consejos

¿Por qué es importante actualizar los datos en All Subscribers después del primer envío?

Caso práctico: ¿Cómo usar un mismo email para 2 Subscribers?